Cómo hacer un presupuesto freelance: guía completa (2026)

Hacer un buen presupuesto es una de las habilidades que más separan a un freelance que cobra lo que merece de uno que malvende su trabajo. Y sin embargo, casi nadie te enseña a hacerlo. En esta guía vas a ver, paso a paso, cómo preparar un presupuesto profesional: qué datos lleva, cómo aplicar el IVA y el IRPF correctamente, cómo fijar el precio y cómo presentarlo para que el cliente diga que sí.

Qué es un presupuesto y por qué importa

Un presupuesto es el documento donde detallas a un cliente qué vas a hacer, cuánto cuesta y bajo qué condiciones. Pero es mucho más que una cifra: es tu carta de presentación. En muchos casos es el primer documento formal que el cliente recibe de ti, y de cómo esté hecho depende buena parte de la imagen que se lleva.

Un presupuesto improvisado —un precio suelto en el cuerpo de un email— invita a que te regateen y a que aparezcan malentendidos. Uno bien estructurado transmite profesionalidad, fija expectativas claras y te protege si más adelante hay discusión sobre qué estaba incluido y qué no.

Qué debe incluir un presupuesto freelance

Hay una serie de elementos que no pueden faltar. Si te dejas alguno, estás dejando margen para problemas:

• Tus datos fiscales: nombre completo, NIF, dirección y datos de contacto.
• Datos del cliente: nombre o razón social, NIF/CIF y persona de contacto.
• Número y fecha del presupuesto: para identificarlo y poder referenciarlo.
• Desglose de los servicios: cada partida con su descripción, cantidad y precio. Aquí está la clave: desglosar en lugar de dar un total cerrado.
• Subtotal, IVA, IRPF y total: con los impuestos bien aplicados (lo vemos en detalle abajo).
• Validez del presupuesto: lo recomendable es ponerle un límite (15, 30 o 60 días) para que nadie acepte tarifas antiguas meses después.
• Condiciones de pago: método (transferencia, etc.), si hay anticipo y plazos.
• Qué incluye y qué no: definir el alcance evita revisiones infinitas y discusiones sobre el precio.

Un consejo que cambia resultados: desglosa siempre el precio por conceptos. Cuando el cliente ve un total cerrado, ve una cifra negociable. Cuando ve cinco partidas justificadas, ve trabajo real. Es mucho más difícil regatear lo segundo.

IVA e IRPF: cómo aplicarlos sin errores

Esta es la parte que más dudas genera y donde más presupuestos se hacen mal. Vamos a aclararla.

El IVA (21% en el caso general) se suma al subtotal. Es un impuesto que el cliente te paga y que tú luego ingresas a Hacienda. Casi siempre va.

La retención de IRPF es distinta: se resta del total, y solo aplica en algunos casos. Aquí está la regla:

Situación	Retención IRPF
Facturas a empresa o autónomo en España	Sí, 15%
Nuevo autónomo (primeros 3 años)	7% (opcional)
Facturas a particular	No se aplica
Facturas a cliente extranjero	No se aplica

Un ejemplo: si tu trabajo cuesta 1.000 €, facturas a una empresa española y no eres nuevo autónomo, el cálculo es: 1.000 € + 21% IVA (210 €) − 15% IRPF (150 €) = 1.060 € total.

Cómo fijar el precio

Hay tres formas habituales de poner precio, y muchos freelancers combinan según el proyecto:

• Por hora: útil para trabajos abiertos o de duración incierta. El riesgo es que penaliza tu eficiencia: cuanto mejor y más rápido trabajas, menos cobras.
• Por proyecto: un precio cerrado por el trabajo completo. Suele ser mejor para ti, porque cobras por el valor entregado, no por el tiempo. Requiere tener claro el alcance.
• Por valor: basas el precio en el resultado que generas al cliente, no en tu coste. El más rentable, pero exige saber cuánto vale tu trabajo para ese cliente concreto.

Sea cual sea el método, parte de una base: calcula cuánto necesitas ingresar al mes para cubrir tu vida y tus costes, y construye hacia arriba. Y una regla práctica: si el cliente pide descuento, reduce el alcance, no el precio. "Puedo hacerlo por ese presupuesto si quitamos el módulo X" mantiene tu tarifa intacta.

Cómo presentarlo para que lo acepten

Un presupuesto no solo informa, vende. Algunas cosas que aumentan tus probabilidades de cierre:

• Empieza por entender su problema. Antes de hablar de dinero, dedica dos líneas a reformular lo que el cliente necesita. Demuestra que has escuchado.
• Explica tu proceso. Describir cómo trabajarás (fases, entregas) genera confianza y justifica el precio.
• Define el alcance. Deja por escrito qué NO incluye. Esto evita las revisiones infinitas.
• Pon una llamada a la acción clara. Indica exactamente qué tiene que hacer el cliente para aceptar.

Qué hacer después de enviarlo

Aquí empieza la parte que casi ninguna guía cuenta: el silencio. Envías el presupuesto y no sabes nada. ¿Lo ha abierto? ¿Lo está pensando? ¿Lo ha descartado?

Quedarte a ciegas es lo peor, porque no sabes cuándo hacer seguimiento sin parecer pesado. Una buena práctica es acordar de antemano una fecha para hablar ("te escribo el jueves para comentarlo"). Y si quieres dar un paso más, existen herramientas que te avisan cuando el cliente abre tu propuesta, para que sepas el momento exacto en que está interesado y hagas seguimiento justo entonces, no a ciegas.